Darf ich einfach mal eine Adresse so weitergeben? – Datenschutz unter der Lupe

Der Datenschutz begleitet unser RE/MAX Premium Trier-Wittlich-Bitburg Team tagtäglich. Deshalb auch Danke an die Mieterin eines uns überlassenen Mehrfamilienhauses für ihren Hinweis. Denn eine Eigentümer-Aussage wie „ich schicke Ihnen dann die Adresse unserer Mieter, dann können Sie die Besichtigungen direkt abstimmen“ funktioniert nicht so einfach.

Bitte den Datenschutz beachten – auch bei der Übermittlung von Informationen

Leider sind wir heute in einer Zeit des Schriftlichen bzw. des Verfassens „in Textform“. Ein Wort kann falsch verstanden werden, deshalb ist das geschriebene Wort klar und deutlich. Und wir haben die Datenschutz- Grundverordnung, welche mit dem 25. Mai 2018 Gültigkeit hat. Wenn ich als Vermieter eine Adresse meiner Mieter weitergeben will heißt das:

1_ Ich frage in Textform (per Brief, Fax oder per E-Mail) meine Mieter an, ob ich deren Name und Telefonnummer oder andere Kontaktmöglichkeiten an einen Immobilienmakler – oder Handwerker – weitergeben darf.
2_ Ich warte eine Antwort in Textform ab und reagiere entsprechend. – (Die Kommunikation zwischen Vermieter und Mieter regelt der Mietvertrag und die sich daraus ergebenden Rechte). – Zwar ist es umständlicher, doch ohne Folge-Probleme. Im Zweifel – je nach Antwort – muss der Vermieter die Kommunikation mit dem Mieter übernehmen und Handwerker bzw. Immobilienmakler sprechen in Sachen Terminvereinbarung nur mit dem Vermieter.

Achtung, mit welchem Medium Sie Ihre Anfrage schreiben.

Fakt ist, dass Sie die Anfrage praktisch nur per Post (bzw. Papier) oder per E-Mail austauschen dürfen. – Ein WhatsApp-OK könnte in Sachen Datenschutz Probleme machen. Denn der WhatsApp-Server liegt nicht in Deutschland und damit liegt ein Verstoß gegen den Datenschutz vor.

Die Lösung wäre, sie vereinbaren in Textform, dass die Kommunikation über WhatsApp von beiden Seiten akzeptiert wird.

Kompliziert? – Sicher. Doch um eine Höflichkeit und eine Klarheit im Haus zu behalten, lohnt es sich eine dem Datenschutz adäquate Form der Kommunikation zu pflegen.

Über allem: die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Denn eines ist mit der Datenschutzgrundverordnung (kurz auch DSGVO) im Artikel 4 – Nummer 1 klar geregelt:

„Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck:

1. „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen; als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann;“ (vgl. https://dsgvo-gesetz.de/art-4-dsgvo/)

Eine Weitergabe der Telefonnummer des Mieters durch den Vermieter berührt den Artikel 4 – Nr. 2 der DSGVO:

[Im Sinne dieser Verordnung bezeichnet der Ausdruck:]

„2_ „Verarbeitung“ jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung;“

Mit unseren Makler-Papieren erhalten Sie eine Datenschutzinformation, die Ihnen klar aufzeigt, was mit Ihren Daten geschieht. Auch können Sie immer einer Datenweitergabe widersprechen.
Das gleiche gilt auch in Zusammenhang mit dem Verhältnis zwischen Vermieter und Mieter. Er muss mit Ihnen in Textform abstimmen, welche Daten wem übermittelt werden dürfen. Er kann auch nur eine einmalige Übermittlungserlaubnis zum Beispiel für die Weitergabe Ihrer Telefonnummer erhalten.

Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung von Daten

Der Artikel 6 der DSGVO sagt unter 1 a) klar und deutlich: “ Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben;“ – Damit ist alles gesagt, es gibt keine Schwierigkeiten.

Gesetzestexte sind nicht immer so einfach. Denn dem Artikel 6 folgt der Artikel 7 DSGVO mit den Bedingungen für die Einwilligung, welche wirklich lesenswert ist (vgl. https://dsgvo-gesetz.de/art-7-dsgvo/ ). Hier nur so viel: “ Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, muss der Verantwortliche nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat.“ Sie brauchen also eine in Textform verfasste Bestätigung in Sachen Namens- oder Telefon-Weitergabe.

Womit wir wieder am Anfang unseres Textes wären und uns freuen, dass auch wir als RE/MAX Immobilienmakler einen Beitrag zur Datenschutz-Grundverordnung leisten können.

In Sachen „Textform“ vgl. Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) 126b – https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__126b.html

+ Wir bitten Sie die Themen auf Aktualität und Rechtsstand bei Bedarf im konkreten Fall zu prüfen. + Alle Begriffe sind genderneutral zu verstehen +

Text: Christoph Maisenbacher
Quelle: bitte beachten Sie die notierten Links, welche auf die zitierten Stellen hinweisen – 23. Januar 2023
Foto: skylarvision – Pixabay. com